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上海外地人办护照所需证件及材料如下：
1、近期免冠照片一张以及填写完整的《中国公民因私出国（境）申请表》；
2、居民身份证。在居民身份证领取、换领、补领期间，可以提交临时居民身份证和户口簿及复印件；
3、未满十六周岁的公民，应当由其监护人陪同，并提交其监护人出具的同意出境的意见、监护人的居民身份证或者户口簿、护照及复印件。
护照办理流程如下：
1、携带本人身份证或者户口簿到当地公安分县局出入境管理部门、公安局出入境管理处或者参团旅行社领取《中国公民因私出国申请审批表》并填写申请表；
2、提交申请。提交申请时必须携带下列材料：本人身份证或者户口簿原件和户口簿首页、本人资料页、变更页及身份证的复印件。填写完整的申请表原件。符合要求的彩色照片一张。领取护照。市公安局出入境管理处受理申请后，审批、制作和签发护照的时间是14个工作日。
3、领取护照时，须携带本人身份证或者户口簿、领取护照和200元工本费。凡在《回执》上标明取证日期3个月后没有领取证件的市公安局出入境管理处将予以销毁。
法律依据：《中华人民共和国出境入境管理法》第九条
中国公民出境入境，应当依法申请办理护照或者其他旅行证件。
中国公民前往其他国家或者地区，还需要取得前往国签证或者其他入境许可证明。但是，中国政府与其他国家政府签订互免签证协议或者公安部、外交部另有规定的除外。
中国公民以海员身份出境入境和在国外船舶上从事工作的，应当依法申请办理海员证。
第十条
中国公民往来内地与香港特别行政区、澳门特别行政区，中国公民往来大陆与台湾地区，应当依法申请办理通行证件，并遵守本法有关规定。具体管理办法由国务院规定。
第十一条
中国公民出境入境，应当向出入境边防检查机关交验本人的护照或者其他旅行证件等出境入境证件，履行规定的手续，经查验准许，方可出境入境。
具备条件的口岸，出入境边防检查机关应当为中国公民出境入境提供专用通道等便利措施。
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